¿Qué es una política documental?
Una política documental es un conjunto de normas y procedimientos que establece una organización para administrar y gestionar sus documentos. Esta política se plantea para garantizar que los documentos se encuentren disponible para ser utilizados, proteger los datos sensibles, cumplir con las obligaciones legales, entre otros objetivos.
La política documental es necesaria para cualquier organización, ya que ayuda a establecer un orden y organización, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información. Además, permite la fácil recuperación de documentos en caso de necesitarlos para tomar decisiones, dar respuesta a alguna solicitud o para llevar a cabo una auditoria.
Una política documental efectiva debe especificar cómo se debe gestionar toda la información de la organización, incluyendo los documentos electrónicos y los datos almacenados en la nube. También debe definir los tiempos de retención de los documentos, es decir, el tiempo que los documentos se deben conservar antes de ser eliminados o archivados.
La implementación de una política documental debe ser un proyecto enfocado en la mejora continua, que permita la revisión y actualización periódica de los procesos. De esta forma, se puede garantizar que las normas establecidas se adaptan a los cambios en las necesidades de la organización y en la normativa vigente.
¿Qué es Política documental?
Política documental es un término que se utiliza para referirse a un conjunto de principios, estrategias y técnicas utilizadas para la gestión y administración de documentos en una organización o institución. Se trata de una práctica que se encarga de garantizar que los documentos se creen, almacenen, compartan y eliminen de manera adecuada y eficiente.
La política documental tiene como propósito establecer los lineamientos para la gestión integral de la información, permitiendo el acceso rápido, seguro y confiable a los documentos. De esta forma, se asegura la trazabilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad de la información contenida en ellos.
Esta práctica se realiza mediante la implementación de políticas, normas y procedimientos que buscan regular los diferentes procesos que se relacionan con la creación, uso, almacenamiento y eliminación de documentos en una organización. Entre estas estrategias se pueden incluir la determinación de los plazos de conservación de los documentos y su destino final, la gestión de los expedientes electrónicos y el uso adecuado de los medios tecnológicos disponibles para su gestión.
La política documental resulta especialmente relevante en el contexto actual, en el que la información se encuentra en constante cambio y el uso de tecnologías digitales es cada vez más frecuente en la gestión documental. Por tanto, la adopción de políticas y técnicas adecuadas para garantizar una buena gestión documental se presenta como un elemento clave para el éxito de cualquier organización.
¿Cómo hacer una Política de gestión documental?
La gestión documental es vital para cualquier organización ya que permite la organización, almacenamiento y eliminación adecuada de información y documentación. Para implementar una adecuada gestión documental, es necesario crear una política de gestión documental.
Para comenzar, es necesario identificar los objetivos y necesidades de la organización en cuanto a sus documentos. Esto implica determinar los tipos de documentos que se manejan y la frecuencia con la que se generan.
Luego, es necesario establecer las medidas necesarias para garantizar la seguridad y privacidad de la información contenida en los documentos. Esto incluye la definición de quiénes tienen acceso a los documentos y para qué fines.
Además, se deben establecer los plazos de conservación de los documentos. Esto implica definir cuánto tiempo se deben guardar los documentos y cuándo se deben eliminar.
Por último, es fundamental establecer un procedimiento para la gestión de documentos que involucre desde su creación, hasta su eliminación. Este procedimiento debe incluir la identificación, recepción, clasificación, registro, distribución, consulta, actualización, conservación y eliminación de los documentos.
En resumen, para hacer una política de gestión documental, debemos identificar los objetivos y necesidades de la organización en cuanto a sus documentos, garantizar la seguridad y privacidad de la información contenida en los documentos, establecer los plazos de conservación de los documentos y establecer un procedimiento para la gestión de documentos. Todo esto nos permitirá mantener la organización y control sobre la información y documentación de nuestro negocio o empresa.
¿Qué tipo de documento es una Política?
Una Política es un documento oficial que establece las normas y directrices de una organización. Esta puede ser una empresa, una institución gubernamental, una organización sin fines de lucro o cualquier grupo que tenga una estructura formal.
Una política se crea para guiar la toma de decisiones y las prácticas de la organización, y para comunicar claramente las expectativas y responsabilidades de los empleados y los miembros del grupo.
Además, una política también puede ser utilizada para establecer un marco legal para la organización y para protegerla de posibles responsabilidades legales.
En resumen, una política es un documento que define las normas y directrices de una organización y que se utiliza para guiar la toma de decisiones, comunicar las expectativas y responsabilidades, y establecer un marco legal para la organización.
¿Qué es la gestión documental y en qué consiste?
La gestión documental es el proceso mediante el cual se organizan, controlan y administran documentos y archivos en una empresa o institución. Su objetivo principal es garantizar la disponibilidad, integridad, autenticidad y confidencialidad de la información contenida en los documentos.
En general, la gestión documental implica el diseño y aplicación de políticas y procedimientos para la creación, recepción, clasificación, almacenamiento, acceso y distribución de los documentos, tanto en formato físico como electrónico.
Entre las actividades clave que se realizan en la gestión documental, se encuentran la elaboración de manuales y normativas, la identificación y eliminación de documentos obsoletos o duplicados, la digitalización y migración de archivos, el control de versiones y la gestión de permisos de acceso.
Una buena gestión documental brinda numerosos beneficios a las organizaciones, como una mayor eficiencia en los procesos, una reducción de costos y tiempos, una mejor toma de decisiones y una mayor seguridad de la información.
En resumen, la gestión documental es una disciplina esencial para cualquier empresa o institución que busca mejorar su productividad y competitividad en un entorno cada vez más digital y exigente.